Así rendimos cuentas desde el Consulado de Colombia en Bruselas, Bélgica
El 24 de octubre de 2024, la Embajada y Consulado de Colombia en Bruselas, Bélgica, llevaron a cabo un espacio de diálogo para rendir cuentas sobre la gestión realizada desde el 7 de agosto de 2023 hasta el 7 de agosto de 2024. Este fue un evento en el que se promovió la participación ciudadana de las y los colombianos residentes en Bélgica y Luxemburgo y demás partes interesadas.
Al evento, que se realizó en modalidad virtual, asistieron 19 personas que participaron con su aporte a través de preguntas, observaciones y sugerencias. En la sesión se reprodujo el mensaje de bienvenida del señor Canciller Luis Gilberto Murillo y de parte de la Embajada y Consulado General participaron en el diálogo Camila Polo Florez, Encargada de Negocios de la Embajada, Anyurivet Cuervo Daza, Ministra Plenipotenciaria de la Embajada y Sebastián Correa Cruz, Encargado de Funciones Consulares del Consulado General.
En lo respectivo al Consulado General, el Encargado de Funciones Consulares resaltó la implementación en el Consulado, en conjunto con la Oficina de Planeación de Cancillería, de los Indicadores de Gestión como “una herramienta de medición que tiene como finalidad medir el cumplimiento de los objetivos de los procesos de la Entidad”.
Particularmente, se explicó que el Consulado actualmente cuenta con dos (2) indicadores de gestión: (i) producto conforme en trámites y servicios y (ii) satisfacción de los usuarios en trámites y servicios. Se resaltó que, a pesar del limitado personal en el Consulado con solo dos (2) funcionarios para atender la totalidad de solicitudes, desde la implementación de los indicadores de gestión se ha cumplido satisfactoriamente y de manera continua con las metas fijadas por la Oficina de Planeación para la medición de los objetivos del Consulado:
Estas actividades representan una oportunidad para el Ministerio de Relaciones Exteriores de establecer cercanía y confianza con la comunidad colombiana en el exterior; promover la transparencia en la gestión pública; identificar mejoras que permitan fortalecer la gestión de la Cancillería; e informar y dialogar sobre lo que se ejecuta en su beneficio, en la búsqueda de la garantía de sus derechos.
A continuación, se puede consultar el informe que contiene el consolidado de preguntas, observaciones y sugerencias.
Informe de respuestas a las preguntas, y consolidado de observaciones y sugerencias
Durante el espacio de diálogo que se llevó a cabo el 24 de octubre de 2024, se recibieron cuatro (4) preguntas dirigidas al Consulado General, las cuales son resueltas a continuación:
¿Cuáles son las variables que marca la estadística del indicador de gestión relativo a satisfacción de usuario y la meta del 85% fijada?
Al momento de la realización de los trámites en el Consulado los usuarios pueden encontrar un código QR donde pueden responder una encuesta de satisfacción respecto a la atención brindada. La encuesta incluye variables como: la selección del servicio a evaluar; la información disponible en el sitio web; el trato recibido por parte del funcionario que atendió el trámite; el tiempo de respuesta al trámite; la comodidad y aseo en la sala de espera y observaciones o recomendaciones que permitan mejorar el servicio.
La meta del indicador de gestión del 85% de satisfacción es fijada por la Oficina de Planeación de la Cancillería.
En ocasiones me tengo que desplazar desde donde vivo hasta Bruselas, me es catastrófico tener una cita en horas de la mañana ¿es posible gestionar jornadas los sábados o en horas de la tarde para las personas que viven en otras regiones?
Con sede en la ciudad de Bruselas, el Consulado General atiende los tramites solicitados por los usuarios mediante el sistema de agendamiento virtual en el cual los usuarios mismos pueden seleccionar el día y la hora en que desean realizar su trámite en el Consulado.
En casos de urgencia o extrema necesidad cuando el usuario no pueda acudir al Consulado durante el horario de atención de trámites (9am a 1pm), puede enviarnos un correo electrónico a cbruselas@cancilleria.gov.co exponiendo su situación. De ser posible y luego de ser validado cada caso, es posible brindar de manera extraordinaria una cita en un horario distinto al habitual.
Periódicamente el Consulado realiza jornadas de Consulado móvil para prestar sus servicios a los connacionales residentes en Luxemburgo como otro Estado de su circunscripción.
Se aprovecha la oportunidad para informar que en noviembre se realizará un sábado consular. Los detalles serán compartidos próximamente en el sitio web del Consulado y mediante el boletín del registro Consular.
La información de la jornada realizada el sábado 16 de noviembre de 2024 fue eventualmente publicada en:
https://bruselas.consulado.gov.co/newsroom/news/jornada-de-sabado-consu…
¿Es posible que el Consulado de Bruselas no se limite solamente a hacer trámites consulares que tienen que ver con documentaciones, sino que el Consulado sea “abierto a la gente” con actividades que proyecten el Consulado a los connacionales?
Nos permitimos recordar que, de acuerdo con la Convención de Viena sobre Relaciones Consulares del 24 de abril de 1963, dentro de las funciones consulares se comprende el extender pasaportes y documentos de viaje a los nacionales del Estado que envía, y visados o documentos adecuados a las personas que deseen viajar a dicho Estado; prestar ayuda y asistencia a los nacionales del Estado que envía, sean personas naturales o jurídicas; actuar en calidad de notario, en la de funcionario de registro civil, y en funciones similares y ejercitar otras de carácter administrativo, siempre que no se opongan las leyes y reglamentos del Estado receptor.
En ese sentido, es de la naturaleza de este Consulado el cumplir con las funciones consulares y responder a la demanda de dichas funciones por las partes interesadas.
Sumado a lo anterior y como fue expuesto en la presentación de la rendición de cuentas, algunas de las múltiples actividades organizadas por el Consulado General durante el último año para el bienestar de los connacionales han sido:
• Encuentros Consulares: Acceso a la Educación Superior para Adultos en Bruselas (09 de agosto de 2023).
• Colombia Nos Une: Velada de Cortometrajes Colombianos (14 de septiembre de 2023); Noche de Velitas – Conecta con tus Raíces 2023 (8 de diciembre de 2023); Exposición de Fotografías “Imaginario Migrante” – conmemoración del Día Internacional del Migrante (14 de diciembre de 2023).
• Atención Ley de Víctimas: Diálogo de la comunidad colombiana en Bélgica con Directora de la Unidad para las Víctimas (9 de noviembre de 2023); Taller “Constelaciones Familiares” (28 de enero de 2024); Presentación de libro e inauguración de exposición “El Imaginario Migrante” – conmemoración del Día Nacional de la Memoria y Solidaridad con las Víctimas del Conflicto Armado (2 de mayo de 2024); Jornada Virtual de Orientación Víctimas del Conflicto Armado (6 de julio de 2024).
• Visita Buque Gloria a Amberes: Actividades de visita guiada para niños, clase de danza y muestra de cortometrajes colombianos (31 de mayo a 3 de junio de 2024).
Considerando lo anterior, le invitamos a estar informado y a participar en las diversas actividades que organiza el Consulado General para el bienestar de los connacionales visitando el sitio web del Consulado: https://bruselas.consulado.gov.co/
También le invitamos a actualizar su registro consular y aceptar recibir nuestros boletines en:
https://tramitesmre.cancilleria.gov.co/tramites/enlinea/registrarCiudad…
¿A qué se debe la falta de funcionarios? ¿Falta de presupuesto? Habemos algunos abogados graduados en Colombia que vivimos en Belgica y podemos asistir a los funcionarios. ¿Tal vez puedan plantear esta opción a las oficinas correspondientes?
Teniendo en cuenta el asunto de la pregunta, el 25 de octubre se dio traslado por competencia a la Dirección de Talento Humano bajo el radicado 1101546-BU. A la fecha no se ha recibido respuesta para ser publicada en este informe.
Adicionalmente, se recibieron las siguientes observaciones y sugerencias:
• ¡Personalmente les felicito, yo estoy super contenta y satisfecha de todos los trámites que he realizado en el consulado! gracias infinitas!
• Que buena gestión, pese la falta de funcionarios los felicito
• FELICIDADES!!!!!
• Muchas gracias por su gran gestión. Efectivamente realicé mi proceso de renovación de pasaporte sin problema.
• Muchas gracias por este espacio, y toda esta información tan valiosa, tanto de la Embajada y el Consulado me siento muy agradecida por su labor, gestión, y acompañamiento en procesos creativos para el bienestar de los colombianos en Bélgica. desafortunadamente debo salir. hasta pronto
• mil gracias por este espacio tan enriquecedor para todos! y felicidades por este esfuerzo de democracia participativo!
El Ministerio de Relaciones Exteriores extiende un agradecimiento a la comunidad colombiana en el exterior por su participación y se compromete a evaluar cada una de las observaciones y sugerencias, con el objetivo de establecer mejoras que aporten al desarrollo de la política exterior, consular y migratoria de Colombia.
Otras capturas de pantalla:
